Volet n° 1, copie littérale, extrait : ces mots désignent des documents différents. Savoir lequel vous détenez, et lequel on vous demande, évite bien des allers-retours.
Un acte, trois volets
Lorsqu’un acte de l’état civil est dressé, l’officier remplit un feuillet composé de trois volets identiques. Chacun contient toutes les mentions de l’acte et doit être signé sur-le-champ.
- Le volet n° 1 est remis immédiatement au déclarant. C’est le document que la famille emporte le jour de la déclaration.
- Le volet n° 3 reste au centre d’état civil : en fin d’année, il forme le registre de l’année.
- Le volet n° 2 est envoyé en fin d’année au greffe du tribunal, où il sert de double du registre.
Ce système protège votre acte : s’il arrive quelque chose à un registre, l’autre exemplaire peut servir à le reconstituer.
La copie littérale
Plus tard, pour une démarche, vous demanderez une copie au centre d’état civil. La copie reproduit intégralement l’acte original et ses mentions marginales (mariage, reconnaissance, rectification…). Elle porte la date de délivrance et est certifiée conforme, signée et revêtue du sceau de l’officier.
C’est cette copie à jour qui montre la situation actuelle de la personne. Le volet n° 1, lui, reflète l’acte au jour où il a été dressé : il ne contient pas les mentions ajoutées ensuite.
Qui peut obtenir une copie ?
Les particuliers ne consultent pas eux-mêmes les registres. Une copie peut être délivrée aux personnes qui étaient présentes lors de l’établissement de l’acte, à la personne concernée ou à ses héritiers. Toute personne peut demander la copie d’un acte de décès. Une autre personne intéressée doit obtenir une autorisation du juge.
Pour une démarche à l’étranger, la copie doit en principe être légalisée, sauf si une convention internationale en dispense.
Nos conseils
- Conservez votre volet n° 1 en lieu sûr, sans l’annoter ni le plastifier.
- Notez le centre, le numéro et l’année de l’acte : ils permettent de retrouver l’acte dans le registre.
- Pour une démarche importante, demandez une copie récente, qui contient les dernières mentions.
- Comparez les informations du volet n° 1 et de la copie : en cas de différence, renseignez-vous auprès du centre d’état civil ou d’un professionnel du droit.
Ce que dit le Code de la famille
Article 38 : les registres sont composés de feuillets à trois volets ; « Le volet n° 1 est remis immédiatement au déclarant » ; le volet n° 3 forme le registre de l’année et le volet n° 2 est déposé au greffe comme double.
Article 47 : les particuliers ne consultent pas directement les registres ; les copies reproduisent intégralement l’acte et ses mentions marginales et sont délivrées aux personnes que la loi désigne.
À retenir
- Le volet n° 1 est remis le jour de la déclaration.
- La copie littérale reproduit l’acte et toutes ses mentions à jour.
- Pour une démarche, une copie récente est souvent demandée.
L’ONPEC, Organisation Nationale pour la Promotion de l’État Civil au Sénégal, est une association apolitique de sensibilisation et de plaidoyer pour un état civil fiable et accessible à tous, au Sénégal comme à l’étranger. « Un acte authentique est le premier des droits. »
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Article d’information générale publié par l’ONPEC. Il ne remplace pas l’avis d’un professionnel du droit. Texte de référence : Code de la famille du Sénégal, version consultée le 20 octobre 2026.
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