Votre acte de naissance n’est pas une simple feuille : il fait partie d’un registre tenu selon des règles précises. Comprendre comment fonctionne ce registre aide à retrouver un acte et à protéger ses droits.

Un registre par type d’acte et par année

Dans chaque centre d’état civil, il est tenu trois registres distincts : un pour les naissances, un pour les décès et un pour les mariages. Les reconnaissances d’enfant sont dressées sur un feuillet du registre des naissances.

Chaque registre vit une année. Il est ouvert le 1er janvier et clos le 31 décembre. Avant d’être utilisé, il est coté et paraphé au premier et au dernier feuillet par le tribunal d’instance. Ce contrôle garantit qu’aucune page ne peut être ajoutée ou retirée.

Des feuillets à trois volets

Le registre est composé de feuillets reliés, comportant chacun trois volets identiques. L’officier de l’état civil n’a qu’à remplir les blancs, signer et faire signer.

• Le volet n° 1 est remis immédiatement au déclarant.
• Le volet n° 3 reste au centre : en fin d’année, il forme le registre de l’année.
• Le volet n° 2 constitue le double du registre, envoyé au greffe du tribunal.

Les volets 2 et 3 comportent une large marge, égale au tiers de la page. C’est là que seront portées plus tard les mentions marginales : mariage, reconnaissance, rectification, par exemple.

Le répertoire et les pièces annexées

Chaque registre est accompagné d’un répertoire alphabétique tenu en double exemplaire. Il permet de retrouver un acte à partir du nom de la personne. Les procurations et autres pièces qui doivent rester attachées aux actes sont classées, puis transmises au greffe en fin d’année.

Des règles d’écriture strictes

Le Code encadre la rédaction des actes pour éviter les erreurs et les fraudes :

• les actes sont rédigés en français et établis sur-le-champ ;
• les blancs non remplis sont barrés ;
• les ratures et renvois sont approuvés et signés comme le corps de l’acte ;
• l’officier ne peut rien inscrire d’autre que ce que la loi lui demande de constater ou que les comparants déclarent.

Chaque acte indique aussi l’année, le mois, le jour et l’heure où il est reçu, ainsi que le nom de l’officier de l’état civil.

Peut-on consulter le registre ?

Non, pas directement. Les particuliers ne consultent pas eux-mêmes les registres, sauf pour des registres de plus de cent ans, sur autorisation. On obtient en revanche des copies de l’acte, délivrées aux personnes que la loi désigne.

Pourquoi c’est utile de le savoir

Le double conservé au greffe protège votre acte : si un exemplaire est abîmé ou perdu, l’autre peut servir de référence. Notez toujours le centre d’état civil, le numéro et l’année de vos actes : ce sont ces trois informations qui permettent de retrouver un acte dans le bon registre.

La conservation des registres demande des moyens, des locaux adaptés et des agents formés. La modernisation et la numérisation des registres figurent parmi les pistes de réforme discutées lors du Forum national organisé par l’ONPEC ; à ce jour, ce sont les règles du Code décrites ici qui s’appliquent.

Ce que dit le Code de la famille

Article 38 : « Les registres comportent des feuillets reliés composés chacun de trois volets » ; le volet n° 1 est remis au déclarant, le volet n° 3 forme le registre de l’année et le volet n° 2 constitue le double envoyé au greffe.

Article 39 : un répertoire alphabétique est tenu en double exemplaire pour chaque registre ; les pièces annexées sont transmises au greffe en fin d’année.

Article 40 : « Les registres sont ouverts le 1er janvier et clos le 31 décembre de chaque année » ; il est tenu un registre des naissances, un des décès et un des mariages ; les actes sont rédigés en français.

Article 47 : « Les registres eux-mêmes ne peuvent être consultés directement par les intéressés », sauf, sur autorisation, pour ceux de plus de cent ans.

À retenir

• Trois registres par an et par centre : naissances, mariages, décès.
• Chaque acte existe en trois volets, dont un double conservé au greffe du tribunal.
• Notez le centre, le numéro et l’année de vos actes pour pouvoir les retrouver.

L’ONPEC, Organisation Nationale pour la Promotion de l’État Civil au Sénégal, est une association apolitique de sensibilisation et de plaidoyer pour un état civil fiable et accessible à tous, au Sénégal comme à l’étranger. « Un acte authentique est le premier des droits. »

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Article d’information générale publié par l’ONPEC. Il ne remplace pas l’avis d’un professionnel du droit. Texte de référence : Code de la famille du Sénégal, version consultée le 22 octobre 2026.